Werkwijze
Nieuwsgierig naar meer details rondom de werkwijze? Lees hier verder. Als Lean Black Belt baseer ik mijn aanpak op de vijf lean-principes: waarde bepalen voor de klant, de waardestroom in kaart brengen, flow creëren in het proces, werken volgens het pull-principe, en streven naar perfectie door continu te verbeteren. Deze principes vormen de basis van hoe ik naar elk proces kijk. Hieronder lees je hoe dat er in de praktijk uitziet, in vier concrete stappen.
Waar sta je?
Elk traject begint met een grondig beeld van de huidige situatie. Niet zoals het proces op papier staat beschreven, maar zoals het in de praktijk daadwerkelijk verloopt. Ik gebruik daarvoor drie methoden, afhankelijk van wat het beste past bij de situatie:
- Meeloopmomenten: ik loop letterlijk mee in het proces, zodat ik knelpunten en omwegen zie die in geen procesbeschrijving voorkomen
- Interviews: één-op-één gesprekken met betrokkenen, zowel uitvoerders als leidinggevenden, om verschillende perspectieven boven tafel te krijgen
- Workshops: groepssessies waarin meerdere betrokkenen gezamenlijk het proces in kaart brengen
De input uit deze methoden werk ik uit in swimlanes, flowcharts of een Value Stream Map, afhankelijk van wat de situatie het beste inzichtelijk maakt. Het resultaat is een compleet en realistisch beeld van hoe het er nu daadwerkelijk aan toegaat.
Waar wil je heen?
Vervolgens breng ik in kaart waar de organisatie naartoe wil, en dat is niet voor iedereen hetzelfde. De klant van het proces heeft vaak andere prioriteiten dan degene die het uitvoert:
- Vanuit de klant: denk aan first-time-right, of snellere doorlooptijden
- Vanuit de uitvoerder: denk aan minder administratieve last, of een proces dat simpelweg prettiger werkt in de dagelijkse praktijk
Door beide perspectieven expliciet op te halen, voorkom je dat een oplossing straks alleen op papier goed werkt.
Wat houdt je tegen?
Dit is de kern van de analyse. Op basis van de huidige en gewenste situatie leg ik bloot wat daartussen in de weg staat, niet als lijst losse symptomen, maar als onderliggende oorzaken. Ik gebruik hiervoor onder andere:
- Fishbone-diagrammen: om mogelijke oorzaken gestructureerd in kaart te brengen
- 5x why: om door te vragen tot de kern van het probleem, in plaats van te blijven hangen bij symptomen
- Pareto-analyse: om te bepalen welke oorzaken het grootste deel van de problemen veroorzaken
- Procesmapping met tijdsregistratie: om te zien waar in het proces de meeste tijd en waarde verloren gaan
Waarom loopt het proces vast? Waar ontstaat vertraging, dubbel werk, of frustratie? Deze stap vraagt om zorgvuldigheid: een verkeerd geïdentificeerd probleem leidt tot een oplossing die het verkeerde ding oplost.
Welke kant op?
De laatste stap vertaalt de analyse naar concrete, haalbare richtingen. Voor elke richting beschrijf ik:
- Wat er moet gebeuren
- Hoe je dat aanpakt
- In welke volgorde de stappen logisch op elkaar volgen
Ik gebruik hiervoor onder andere:
- Benchmarking: kijken hoe vergelijkbare organisaties een soortgelijk probleem hebben aangepakt
- PICK-chart: oplossingsrichtingen prioriteren op impact en haalbaarheid, zodat quick wins en grotere trajecten helder onderscheiden worden
Geen one-size-fits-all advies, maar opties die passen bij de organisatie, zodat je zelf een weloverwogen keuze kunt maken over de vervolgstap. Wil je daarna ook de uitvoering laten begeleiden, dan denk ik graag als projectleider mee.